С какими проблемами можно столкнуться при согласовании счетов вручную
Потеря документов
Счета поступают руководителю из разных источников: их приносят лично, присылают по email или в мессенджерах. Если не согласовать оплату сразу, есть риск потерять важное сообщение в общей переписке, а бумажный документ — в кипе других.
Задержка оплаты
Чтобы согласовать новый счет, собственнику бизнеса нужно:
- оценить важность траты,
- провести обсуждения с ключевыми сотрудниками,
- проанализировать бюджет,
- отдать распоряжения.
Это может занимать много времени. Кроме того, сложно контролировать сроки оплаты по разным счетам.
Какие программы помогут эффективно работать с платежами
Adesk
Сервис учета и аналитики для бизнеса, который минимизирует работу с отчетами и предоставляет данные о финансовом состоянии компании в один клик. Можно настроить правила автоматизации для рутинных операций, а также воспользоваться платежным календарем для прогнозирования денежного потока.
Согласование платежей в Adesk гибко настраивается. Для каждой группы счетов устанавливаются ответственные сотрудники. Как только документ одобрили в одном отделе, он переходит на следующий этап. Длина цепочки зависит от ситуации и внутренней структуры компании. В итоге утвержденный счет попадает к бухгалтеру.
Уведомления о новых заявках приходят на электронную почту, что позволяет ничего не пропустить. Также можно следить за финансами в мобильном приложении или подключить Telegram-бот.
Доступна полнофункциональная бесплатная версия на 14 дней. Она позволит понять, насколько сервис подходит для решения задач компании.
EnDocs Cloud
Система электронного документооборота и цифровизации бизнес-процессов. EnDocs поможет организовать работу со счетами. Их можно добавить в единый реестр вручную, загрузить из электронной почты или «Контур.Диадок». Ответственные сотрудники получат уведомления о согласовании и оплате. Благодаря интеграции с 1С одобренный счет автоматически выгружается для оплаты бухгалтером. С помощью фильтра удобно искать документы по текущему состоянию, подразделению, контрагенту или периоду выставления счета. Статус согласования также отображается в мобильном приложении. Протестировать работу сервиса можно, если подключить бесплатный тариф «Старт».
«Финансист»
Сервис управленческого учета, который интегрируется с 1С. Программа учитывает более 300 финансовых метрик и KPI. Можно получить отчет о прибылях и убытках с любой детализацией. Следить за движением денег поможет дашборд руководителя.
Кроме того, «Финансист» упрощает работу со счетами. В программе есть шаблоны согласования, а уведомления о новых заявках приходят с привязкой к бюджету. Чтобы распределять финансовую нагрузку на компанию и контролировать лимиты, можно воспользоваться платежным календарем.
Приложение доступно на Android и iOS. Есть бесплатный пробный период, также можно получить демо-доступ. В таком случае специалисты сервиса на примере данных компании покажут, как работает программа.