5 сервисов для перехода на электронный документооборот
Сотрудникам компаний не нужно распечатывать и подписывать документы, а потом вызывать курьера, чтобы передать их контрагентам. Эти задачи берет на себя ЭДО — электронный документооборот. Чтобы начать им пользоваться, требуется оплатить услуги специального оператора. Рассказываем, какие варианты работы существуют и чем различаются операторы.
1. «Астрал.ЭДО»
Достоинства:
- работа через привычный интерфейс 1С;
- можно обмениваться данными с контрагентами, даже если они подключены к другим операторами — за роуминг платить не нужно;
- предусмотрены различные методы защиты информации;
- круглосуточная поддержка;
- неиспользованное количество исходящих документов переносится на следующий период;
- нежелательных контрагентов можно добавлять в черный список;
- при обнаружении ошибок в документе система выдает понятные подсказки.
Ограничения:
- нельзя сканировать документы и распознавать текст;
- отчеты можно отправлять только через программу «Астрал Отчет».
Минимальный пакет и цена: 50 документов в год — 500 рублей.
2. «Контур.Диадок»
Достоинства:
- с сотрудниками контрагентов можно общаться через бесплатный мессенджер;
- входящие документы можно согласовывать внутри организации и отправлять на подпись другим сотрудникам;
- можно подписывать документ двумя и более электронными подписями;
- документы распределяются между подразделениями;
- можно разграничивать уровни доступа сотрудников к документам;
- за автоматическую сверку взаиморасчетов отвечает одноименный модуль, он формирует акты сверки и протоколы расхождений.
Ограничения:
- ограниченное количество механизмов защиты — предусмотрена только передача данных через защищенный протокол сквозного шифрования https;
- интеграция с 1С не происходит автоматически — за эту услугу нужно доплатить;
- сдавать отчетность можно лишь через смежную программу «Контур.Экстерн».
Минимальный пакет и цена: 250 документов в год — 1 900 рублей.
3. «СБИС»
Достоинства:
- автоматическая интеграция с 1С;
- с сервисом сможет работать даже новичок — система выводит подсказки по каждому элементу;
- предусмотрена виртуальная камеральная проверка: ошибки в отчетности выявляются еще перед отправкой с помощью алгоритмов налоговой инспекции;
- обмениваться документами с контрагентами можно по защищенному каналу;
- прямо в системе можно переписываться с представителями госорганов;
- все формы заполняются с учетом последних изменений в законодательстве — в этом помогают регулярные обновления;
- работать с отчетами можно на любом устройстве, они хранятся на сервере или в облаке.
Ограничения:
- пользователи отмечают достаточно «медлительную» техническую поддержку: в часы пик время ожидания своей очереди на диалог с оператором может составлять до 30 минут.
Минимальный пакет и цена: 200 документов в год — 1 500 рублей. Чтобы начать работать с системой, нужно подключить аккаунт за 500 рублей.
4. «СФЕРА Курьер»
Достоинства:
- высокая степень защиты информации;
- подключение занимает один день;
- можно отслеживать статус отправленных документов;
- работает интеграция сервиса с популярными учетными системами: 1С, SAP, «СФЕРА EDI», Comarch EDI;
- есть функция настройки маршрутов согласования документов внутри компании;
- бесплатная настройка роуминга для обмена данными с компаниями, которые используют другие сервисы ЭДО.
Ограничения:
- за интеграцию с учетными системами нужно доплатить.
Минимальный пакет и цена: 50 документов в год — 250 рублей.
5. Taxcom
Достоинства:
- для защиты используются сквозное шифрование и механизмы, предусмотренные ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» и ИСО\МЭК 27001;
- обмен электронными документами встроен в решения 1С;
- можно разграничить уровни доступа сотрудников к документам;
- не требуется интеграция и выгрузка документов во внешние модули;
- можно подписывать электронной подписью сразу группу документов;
- на сайте есть удобный онлайн-помощник.
Ограничения:
- длительный процесс интеграции.
Минимальный пакет и цена: 50 документов в год — 2 140 рублей.