Как происходит цифровизация HoReCa в России

Информационная экосистема

Современные отели или рестораны сложно представить без официальных площадок в интернете. Там пользователи могут полноценно взаимодействовать с представителями заведения: совершать заказы, бронировать номера и столики, задавать вопросы и оставлять обратную связь. Важно, чтобы все эти ресурсы своевременно обновлялись и активно поддерживались: клиентам нужно отвечать быстро, подробно и по существу. Хорошо, когда такая экосистема имеет несколько составляющих.

Сайт. Главный ресурс компании, по нему клиенты судят о том, насколько надежен тот или иной ресторан, кафе, гостиница. Именно здесь люди изучают номерной фонд или схему зала, оставляют контакты в форме бронирования, просматривают меню и дополнительные услуги. На сайте можно разместить отдельные посадочные страницы под определенные акции или сезонные предложения.

Социальные сети. Сюда клиенты идут за контентом: фотографиями, видео, впечатлениями других людей. Именно в социальных сетях можно изучить внешний вид номеров и блюд, прочитать отзывы, посмотреть «живые», а не только профессиональные снимки и ролики. А еще людям удобнее задавать вопросы персоналу именно в социальных сетях: кажется, что там ответят быстрее, подробнее и «человечнее».

Приложение. Крайне полезное пространство для взаимодействия с постоянными клиентами. Там удобнее делать заказы, менять информацию в личном кабинете, общаться с поддержкой, участвовать в программах лояльности.

Карточка на агрегаторе. Если ресторан присутствует на крупных порталах доставки еды, а отель ― на сервисе бронирования, привлекать клиентов становится проще. Некоторые люди в принципе взаимодействуют с компаниями только в рамках этих агрегаторов и по состоянию карточек судят о работе гостиницы или кафе.

Цифровая копия офлайн-заведения

Программы автоматизации отелей и ресторанов позволяют фактически создавать их цифровых «двойников». Персонал видит схему зала или номеров и может в реальном времени отслеживать и редактировать всю ключевую информацию.

В ресторанах хостес, официанты и работники кухни видят статусы столиков (свободен, забронирован, занят), понимают количество гостей, получают данные о заказе каждого посетителя и его индивидуальных предпочтениях.

Большинство задач выполняется в автоматическом режиме. Например, системы сами собирают информацию из форм бронирования и помечают столы как зарезервированные. Они пересчитывают стоимость блюда, если клиент выразил собственные пожелания к его рецепту. Сервисы автоматизации формируют очередь из заказов таким образом, чтобы посетители не ждали их долго и гости за одним столиком получали свои блюда примерно в одинаковое время. А еще эти программы сообщают официантам о том, что гостям нужно принести комплимент от заведения, если средний чек столика достиг определенной отметки.

В гостиницах администраторы понимают, какой статус у номеров, кто в них живет, какие требования эти клиенты предъявляют к сервису. Информация не теряется: когда администраторы или горничные меняются, у них есть доступ ко всем важным данным о постояльцах, их пожеланиям.

Автоматизация оплат

Достаточно популярная система расчета, которая позволяет значительно увеличить средний чек, ― карта на входе. Ее используют в гостиницах, клубах, ресторанах. Когда гость заселяется в отель или приходит в клуб, администратор дает ему устройство с чипом. Это может быть браслет, брелок, ключ от номера. Гостю либо предлагают оплатить депозит, либо «привязывают» к чипу его банковскую карту. После этого человеку не нужно пользоваться никакими платежными средствами на территории гостиницы или ресторана. Это значительно безопаснее и удобнее.

Для оплаты заказов в кафе или чаевых персоналу используют QR-коды. На каждом столике он свой. Когда гости готовы уйти, они сканируют его и попадают на страницу оплаты. К этому времени система автоматизации уже собирает на ней все данные о заказанных блюдах и предлагает финальный расчет. Программы обычно устроены таким образом, что гости могут выбрать, как платить: за всех, только за себя или разделить общий счет на равные части. Так клиенты серьезно экономят время, им не приходится иметь дело с наличными деньгами.

Автоматизация взаимодействия с поставщиками

Новые ПО для управления HoReCa позволяют более качественно управлять поставками.

Складской учет. Программы собирают информацию о повседневном и банкетном меню, услугах гостиницы. Они же агрегируют данные о складских остатках и напоминают сотрудникам о том, что необходимо пополнить определенные позиции продуктов, чистящих средств, расходных материалов. Более того, алгоритмы сами связываются с включенными в базу поставщиками и делают заказ.

ЭДО. Программы ускоряют обмен документами и серьезно упрощают бухгалтерскую часть работы ресторана или гостиницы. Не нужно печатать документы, отслеживать их отправку и получение, сверять расчеты, вручную искать материалы в архивах.

Регистрация в обязательных государственных системах. Кафе, гостиницы и рестораны имеют дело с различными программами, которые помогают следить за качеством продукции. Например, к ним относятся:

• «Честный знак» ― система, которая позволяет отследить всю логистическую цепочку продуктов от производителя до конечного потребителя, чтобы обезопасить людей от контрафакта,
• ЕГАИС ― система для маркировки алкоголя с похожими функциями.

Эти системы работают немного по-разному для магазинов и для ресторанов и кафе. Поэтому важно, что программы автоматизации HoReCa умеют автоматически регистрировать компанию в системе и вносить туда все необходимые данные ― с минуты, когда ресторан получит продукт, до момента, когда из него будет приготовлено блюдо или продукт принесут клиенту в запечатанном виде ― например, если речь идет о закрытой бутылке воды.