Какие бывают ошибки при подключении виртуальной АТС и как их исправить
Виртуальная АТС открывает дополнительные возможности для бизнеса: позволяет настраивать удобную переадресацию, помогает оценивать эффективность рекламы, дает сотрудникам возможность работать удаленно. Но эта система, как и любое другое техническое решение, требует грамотной настройки. Вот какие ошибки чаще всего допускают в процессе подключения.
Ошибка №1. Нет распределения звонков
Когда клиент звонит в компанию, чтобы решить проблему, ему очень часто приходится пересказывать свои обстоятельства разным специалистам. Это продолжается до тех пор, пока звонок не переведут на компетентного сотрудника.
Такая ситуация не только снижает лояльность клиента, но и демонстрирует неэффективную работу персонала. На переключение звонков уходит много рабочего времени, которое можно было бы потратить на оформление заказов новых клиентов.
Чтобы такого не происходило, организуйте распределение звонков. Учтите загрузку сотрудников в течение дня, настройте различные сценарии переадресации и укажите добавочные номера, чтобы даже новички смогли перевести клиента на нужный отдел.
Ошибка №2. Некорректно настроен график работы
Некорректно настроенный график обработки звонков, который не соответствует реальному графику работы сотрудников, приводит к тому, что звонки так и остаются пропущенными. Клиентам никто не перезванивает, и они уходят к конкурентам.
Избежать этого легко: нужно определить, кто и когда работает, а для звонков в нерабочее время установить особое правило и переводить их на голосовую почту. В голосовом сообщении вы можете попросить клиента перезвонить вам в рабочее время: например, в будний день с 09:00 до 21:00.
А еще полезно настроить уведомления о пропущенных вызовах по электронной почте.
Ошибка №3. Нет интеграции с CRM-системой
Если виртуальная АТС не соединена с CRM-системой, это существенно снижает количество продаж.
Подобная интеграция открывает дополнительные возможности для роста бизнеса:
- все входящие звонки автоматически формируются в системе как лиды;
- телефонные переговоры фиксируются в карточке клиента — в любой момент можно посмотреть всю историю общения;
- звонок клиента сразу же поступает к специалисту, который за ним закреплен, что позволяет быстро открыть карточку собеседника и посмотреть детали сделки;
- все данные для определения конверсии автоматически попадают в CRM. Это позволяет вести объективную статистику продаж с помощью аналитических сервисов — например, Google Analytics.
Ошибка №4. Нет приветствия и голосового меню
Меню самообслуживания позволяет клиенту сэкономить время и сразу связаться с ответственным сотрудником. Это значительно ускоряет работу сотрудников, которые взаимодействуют с входящими вызовами.
Запишите голосовое сообщение, которое будет приветствовать всех клиентов. Расскажите, куда они позвонили, и с помощью голосового меню дайте покупателям возможность мгновенно переключиться на нужный отдел.
Интересует подключение продуктов Ростелекома?
Оставьте заявку и наш специалист проконсультирует вас.