Как установить, настроить и зарегистрировать онлайн-кассу

Зачем нужны онлайн-кассы

В старые кассы устанавливали ЭКЛЗ — контрольную ленту, на которую записывалась вся информация об операциях. Предприниматель должен был вести документы учета: журнал кассира-операциониста и журнал вызова технических специалистов. ЭКЛЗ была рассчитана на 13 месяцев работы, но память устройства могла закончиться раньше. Когда это происходило, надо было ехать в налоговую или вызывать специалиста, который заменит устройство и сформирует налоговый отчет. Процесс занимал 5–7 дней.

Какую кассу выбрать

Есть разные виды касс: фискальный регистратор, смарт-терминал, мобильная онлайн-касса и облачная. Вид оборудования зависит от особенностей бизнеса.

Фискальный регистратор — это небольшое устройство без дисплея. Он состоит из фискального накопителя и маленького принтера, который печатает чеки. Чтобы фискальный регистратор работал, он должен получать команды от устройства, на котором стоит кассовая программа: это может быть компьютер или планшет.

Смарт-терминал — это планшет со встроенным принтером чеков. В нем можно анализировать продажи, доходы и расходы, вести учет товаров и прописывать скидки. Такие кассы компактны и работают без дополнительных устройств, поэтому их обычно использует малый бизнес в сфере услуг, общепита и торговли.

Мобильная онлайн-касса — это автономное устройство с дисплеем и клавиатурой, которое работает от сети или аккумулятора. Подходит для небольшого бизнеса, если он не ведет учет через кассу, или для выездной торговли, курьеров и доставки.

Облачная касса — виртуальное дополнение для сайта, с помощью которого можно принимать платежи онлайн. В основном такие кассы используют онлайн-магазины.

Как подключить

Когда предприниматель регистрирует кассовый аппарат, он должен указать, какой ОФД будет его обслуживать, поэтому сначала нужно выбрать оператора и заключить с ним договор. Список операторов, которым разрешено обрабатывать фискальные данные, можно посмотреть на сайте ФНС.

Перед тем как купить онлайн-кассу, нужно проверить, входит ли она в реестр контрольно-кассовой техники ФНС. На ноябрь 2021 года в нем зарегистрированы 195 аппаратов, которые разрешено использовать.

Заявление на регистрацию кассы можно подать в личном кабинете на сайте ФНС или в отделении. В заявлении указывают:

• модель и номер кассы и фискального накопителя;
• адрес, по которому будет использоваться касса;
• ОФД, который ее обслуживает.

Когда ФНС проверит заявление, в личном кабинете на сайте налоговой появится регистрационный номер кассы — его и ИНН организации нужно внести в кассовый аппарат. Касса распечатает чек, на котором будут указаны параметры фискализации. В течение суток эти 10 цифр вместе с датой и временем надо указать в личном кабинете на сайте ФНС.