Для чего нужен платежный календарь
Это полезный инструмент, представляющий собой график платежей и денежных поступлений за определенный промежуток времени. Чаще всего он охватывает небольшой период — неделю или месяц. Благодаря платежному календарю вы можете избежать кассовых разрывов, поскольку всегда будете наглядно видеть, сколько денег пришло и ушло.
Календарь помогает:
- планировать платежи;
- прогнозировать доход и выручку;
- управлять свободными средствами;
- работать с долгами;
- связать крупные расходы и доходы;
- своевременно приобретать оборудование, нанимать персонал, делать закупки без риска оказаться в убытке.
Порядок составления платежного календаря
Для ведения платежного календаря в небольших компаниях достаточно таблицы в Excel. При больших масштабах бизнеса удобнее использовать автоматизированные программы. Правила ведения в обоих случаях одинаковые:
Регулярно собирайте данные. У вас должна быть вся информация о планируемых поступлениях и платежах. Для этого нужно проанализировать счета-фактуры, договоры и другую операционную документацию.
Разделяйте календарь на периоды. Это могут быть дни, недели и месяцы — все зависит от специфики предприятия.
Определитесь с приоритетами платежей. Одни выплаты нужно произвести обязательно и точно в срок — например, оплату аренды или налогов. Другие можно сдвинуть по времени — маркетинговые расходы или несрочные закупки.
Учитывайте фактор неопределенности. Чтобы снизить вероятность кассового разрыва, создайте финансовую подушку безопасности. В случае непредвиденных расходов или задержки оплаты от клиентов организация будет иметь резерв свободных средств.
Анализируйте денежные потоки. Таблица наглядно покажет слабые места и позволит принять превентивные меры, чтобы избежать дефицита средств. С помощью платежного календаря можно увидеть тенденции с учетом сезонности. Например, если зимой выручка меньше, то крупные платежи лучше перенести на лето.
Обновляйте и контролируйте качество данных. Они должны быть свежими и актуальными, иначе финансовое планирование теряет смысл.
Автоматизация платежного календаря
Если таблицы в Excel недостаточно, можно автоматизировать ведение платежного календаря. Это упростит задачу, поможет избежать ошибок и сделает анализ более точным. К тому же вы сможете интегрировать календарь в другие бизнес-системы предприятия.
Удобно использовать следующие инструменты автоматизации:
- Продукты «1С».
- CRM-система используется в отделе продаж, но часто такие программы содержат еще и модули финансового планирования.
- Бухгалтерские программы также обычно включают в себя элементы платежного календаря.
- Облачные технологии позволяют вести планирование в команде с другими сотрудниками.
Платежный календарь от «1С» представляет собой оперативный план, таблицу поступлений и выплат денежных средств на любой срок с детализацией по дням или неделям.
Платежный календарь от компании Adesk описывают как простой и полезный инструмент планирования для руководителя.
Платежный календарь от компании «Финтабло» помогает пополнять счета вовремя и упрощает процесс подтверждения операций.
Использование подобного эффективного инструмента для прогнозирования финансовых параметров организации позволит упростить бизнес-процессы, избежать проблем и построить планы на будущее.