Эффективно управлять командой и держать задачи под контролем поможет система канбан. Она применяется без серьезных изменений бизнес-процессов. Рассказываем, на чем основан подход и какие сервисы помогут его внедрить.
Что такое метод канбан Канбан (с японского — «вывеска», «табличка») — метод управления задачами, который заключается в визуализации общего объема работы и разделении процесса на небольшие этапы. Такая система позволяет точно соблюдать сроки и контролировать нагрузку на сотрудников.
Впервые метод стали использовать в Японии на заводе Toyota. Это помогло сократить время на производство одного автомобиля.
Для мира digital канбан адаптировал консультант корпорации Microsoft Дэвид Андерсон. Также он добавил к методу приоритизацию задач: в первую очередь должны выполняться самые важные дела.
Суть канбана проста: на физической или виртуальной доске выделяют 3 колонки. Обычно это: «К выполнению», «В работе», «Готово».
Задачу подробно описывают в карточке, которая должна быть оформлена определенным образом. Обязательно вносят исполнителей, дедлайн и приоритетность. Дополнительно используют цветовую индикацию. Это позволяет визуально понять, к какому отделу относится дело. Затем ответственный сотрудник по мере выполнения последовательно передвигает карточку из одного столбца в другой.
Все задачи, которые планируются для развития бизнеса, хранятся в отдельном файле или «нулевой» колонке — бэклоге. Туда их добавляют руководители отделов.
В столбце «К выполнению» размещают приоритетные задачи, которые пока не закреплены за сотрудниками. Во вторую колонку попадают карточки, над которыми уже работают.
Дополнительно можно добавить столбец «Приостановлено» — туда переносят зависшие задачи, которые вызвали проблемы в процессе. В последний столбик перемещают только выполненные дела.
Методология канбан не предусматривает ограничений и применяется в самых разных сферах бизнеса, при обучении и в личной жизни. Такой подход часто используют фрилансеры, чтобы не пропускать сроки.
На каких принципах основана система Наглядность. Команда видит все события, которые происходят в компании. Руководство может своевременно выяснить, на каком этапе появляются проблемы: нарушаются сроки или снижается качество работы.
Контроль нагрузки. Метод позволяет отследить, какой объем работы приходится на каждого сотрудника. Канбан вводит такое понятие как «WIP-лимит» — ограничение на количество задач, которые выполняются на конкретном этапе. Это упрощает решение организационных вопросов, помогает ставить адекватные сроки, а также повышает шансы на выполнение планов.
Последовательность процессов. Каждая задача разбивается на мелкие подзадачи с конкретными шагами для сотрудника. Чтобы увидеть, на какой стадии находится весь производственный цикл, достаточно следить за перемещением карточек по колонкам.
Какие инструменты помогут внедрить методологию
Kaiten Российский сервис для совместной работы команд. Позволяет визуализировать бизнес-процессы и следить за задачами по всем проектам в одном месте. Есть готовые решения для метода канбан. Удобно устанавливать WIP-лимиты для каждой колонки.
Внутри задач есть чаты, что помогает избавиться от дополнительных переписок в почте или мессенджерах. Доступны облачная версия и мобильное приложение.
Week Мультифункциональный сервис для работы над проектами. Предлагает гибкую настройку структуры под любые процессы. Кроме канбан существуют другие методы просмотра задач: диаграмма Ганта, список, календари.
В одном проекте можно создать много досок и автоматизировать их. В карточке задач удобно прикреплять файлы и оставлять комментарии. Уведомления о событиях приходят на почту, в мессенджеры или в виде СМС.
Wrike Доски настраиваются под любые бизнес-задачи. Система предлагает подробный анализ рабочей нагрузки, что поможет верно расставить приоритеты. Задачи можно группировать по проектам. Совместный доступ и онлайн-редактирование позволят командам повысить качество и увеличить объемы работ. Программа поддерживает интеграцию с популярными сервисами, например, Google Analytics и Pinterest.
YouGile Система управления проектами, которая предоставляет 47 инструментов для работы на доске. Команда до 10 человек может пользоваться сервисом бесплатно. Данные автоматически переносятся из Trello.
Есть шаблоны с предзаполненной информацией. Их удобно применять при создании новых задач. Также доступна автоматизация с правилами для передачи задачи. К карточкам можно прикреплять стикеры с различными функциями: учет времени, дедлайн и другие.
Как избежать ошибок при использовании системы Обучить команду. Если участники не понимают принципы метода или не видят смысла внедрения, сложно будет добиться желаемых результатов. Перед началом действий по новому подходу важно провести совещание, где стоит объяснить команде цели изменений и регламент работ. Полезно будет составить инструкцию и добавить ее в базу знаний. Так новые сотрудники быстро смогут ознакомиться с правилами.
Учитывать лимиты. Если задач слишком много, мотивация в команде падает. Компании нужно найти баланс между производительностью и объемом работы.
Обращать внимание на приоритеты. Чтобы не срывать дедлайны и придерживаться графика, важно выполнять задачи в определенном порядке.
Обновлять статусы задач. Команда должна видеть реальный ход дел. Чтобы поддерживать актуальность досок, обязательно своевременно переносить карточки из одного столбца в другой.
Запрашивать обратную связь. Это обязательная часть метода. Можно добавить в работу еженедельные совещания или проводить опросы в команде. При этом информация от сотрудников должна учитываться при организации работы.
