Слово «тулбокс» от английского toolbox буквально переводится как «ящик с инструментами». Иногда тулбокс отождествляют с базой знаний, но между ними есть различия.
База знаний — это преимущественно сборник теоретических материалов: учебников, мануалов, инструкций, правил. Тулбокс ориентирован на прикладные инструменты, которые применяются на практике. Он может включать чек-листы, памятки, доступы к корпоративным аккаунтам, ссылки на полезные ресурсы, фреймы, шрифты и т. д.
Иногда тулбокс возникает стихийно: его создают сами сотрудники для собственного удобства, и постепенно база расширяется. Но гораздо лучше, если он разработан специально. Особенно это важно при подготовке обучающих курсов: студенты смогут пользоваться материалами как во время обучения, так и после него.
Эксперты, которые готовят тулбокс, должны упорядочить все материалы, систематизировать вспомогательный и обучающий контенты, дополнить примерами из практики и кейсами. Важно постоянно обновлять, пополнять и актуализировать тулбокс, чтобы он приносил пользу.