Почему ERP-система может сократить издержки логистических компаний
Логистическим компаниям особенно важно четко выстроить бизнес-процессы и контролировать эффективность работы. Обычно в цепочках поставок много этапов, поэтому не всегда можно быстро определить, на каком из них фирма терпит наибольшие издержки. Рассказываем о том, как ERP помогает уменьшить наиболее значимые из них.
Транспортные издержки
К ним относятся затраты, связанные с перемещением груза от компании к клиенту:
- на содержание автопарка (топливо и смазочные материалы, ремонт и техническое обслуживание, страховку);
- на оплату налогов и пошлин;
- на сопровождение грузов во время транспортировки;
- на работы во время погрузки и разгрузки.
Как помогает ERP-система
- Структурирует информацию и уменьшает риск ошибок. Путевые листы, счета-фактуры, товарные накладные и другие документы переносятся из бумажных журналов в общую базу. Данные перестают теряться или дублироваться.
- Ускоряет работу и повышает производительность. Новые документы создаются по готовым шаблонам и доступны каждому сотруднику, который использует их для работы.
- Делает систему доставки прозрачной. Логистические маршруты вносятся в систему: видно, где находится груз, кто его везет и когда он приедет к клиенту.
- Организует управление сотрудниками. Задачи четко распределяются, руководитель видит, кто и как справляется с работой.
- Снижает сопутствующие расходы. В программу вносятся данные из ГЛОНАСС и систем контроля топлива. Это предотвращает использование транспорта в личных целях и уменьшает затраты на горюче-смазочные материалы.
Издержки на хранение товара
Этот вид расходов связан с сохранностью товаров на складе. Издержки на хранение складываются из разных параметров:
- содержание складских помещений: аренда и обслуживание, ремонт, страховка, инвентаризация, коммунальные услуги;
- выплата налогов и зарплаты сотрудникам склада;
- недостача товаров;
- затраты на администрирование и управление во время хранения товара.
Как помогает ERP-система
- Организует хранение на складе. В программу вносятся данные о принятом товаре и выявленном браке. ПО ведет учет товарных запасов, контролирует фактическое количество грузов на складах.
- Упорядочивает работу сотрудников. Благодаря ERP обязанности максимально четко распределяются между работниками склада на каждом этапе работы с товаром.
- Позволяет оценить качество работы. Показывает, как, когда и какой сотрудник принимал товар. Например, помогает разобраться, кто не справляется с обязанностями в ситуации, когда брак не выявили сразу.
Административно-управленческие издержки
Этот вид затрат не связан напрямую с хранением и сбытом, но нужен, чтобы организация могла функционировать. В издержки входят:
- затраты на поиск контрагентов;
- заработная плата для руководителей и сотрудников офиса;
- содержание офиса: аренда, обслуживание, связь, канцелярские принадлежности;
- подготовка кадрового состава и повышение квалификации;
- обеспечение безопасности.
Как поможет ERP-система
- Ускоряет работу и повышает производительность. Данные обо всех контрагентах вносятся в базу, контакты и заявки обрабатываются в программе. Нескольких кликов достаточно, чтобы найти партнеров в ERP-системе, и пользоваться готовыми шаблонами документов.
- Делает работу более прозрачной. Сотрудники в офисе видят этапы работы с клиентами, а руководитель оценивает эффективность менеджеров на каждом этапе.
- Оптимизирует штат сотрудников. Большую часть задач берет на себя программа, поэтому часть рабочих мест можно сократить.
- Защищает данные. Настройки доступа к информации регулируются и не позволяют украсть персональные данные клиентов или другие важные сведения.
Что важно учесть при выборе ERP-системы
Возможность интеграции с другим ПО компании. Очень удобно, когда ERP-систему можно объединить с программами для бухгалтерского учета, системой спутникового мониторинга, контроля топлива и другими программами, необходимыми в сфере логистики.
Подключение разных каналов связи. Заявки могут приходить с сайта, по телефону, электронной почте или из соцсетей. Чтобы не потерять клиентов, важно, чтобы ERP-система «видела» все звонки и сообщения.
Простота. Не все сотрудники легко принимают изменения в распорядке работы. Чтобы снизить риск демотивации персонала, облегчить обучение и сохранить лояльность клиентов, лучше выбирать ПО с понятным интерфейсом.
Возможности для аналитики. Если составлять отчеты вручную, велик риск ошибки. Тогда показатели, на основании которых руководство решает расширить бизнес, нанимает сотрудников, составляет план продаж, могут быть некорректными. Это повлечет дополнительные издержки. Графики, таблицы и схемы в качественной ERP-системе наглядные и правильно отражают информацию.