Как собрать корпоративную базу знаний
Представьте, что вы открыли небольшое предприятие, занимаетесь закупками, заполняете документы и отчеты. Через год бизнес разрастается, и команда состоит уже из двухсот человек. Как быстро погрузить новых сотрудников в работу, передать документы и важную информацию? Как регламентировать новые процессы? Корпоративная база знаний поможет руководителям команд не делать это вручную и экономить время.
Вместе с директором low-код платформы Directual Павлом Ершовым рассказываем, на какой платформе собрать базу знаний и как сделать, чтобы сотрудники ей пользовались.
Что такое корпоративная база знаний
Это место, где хранятся документы, файлы и инструкции, которые помогают команде работать лучше. Новички изучают базу перед тем, как начать работать, а опытные сотрудники периодически заглядывают туда, чтобы уточнить важные моменты.
В базе знаний можно описать:
- Рабочие процессы. Как создается продукт, как он продвигается и как продается.
- Должностные инструкции. Кто за что отвечает и к кому с какой задачей обращаться.
- Общекорпоративные инструкции. Что делать, если клиент не платит, как принять поставку, как поступить в случае форс-мажора.
- Логотипы, иллюстрации, брендбук.
- Стандартные макеты и шаблоны. Например, образец сториз для корпоративных соцсетей.
- Обучающие лекции для сотрудников, записи корпоративных курсов.
- Ценности и принципы компании.
- Контакты и должности всех членов команды.
Как собрать корпоративную базу знаний
Можно собрать своими силами с помощью бесплатных инструментов или заказать в веб-студии, если вам нужны расширенные возможности или нестандартные функции. Рассмотрим два варианта: для команд больше и меньше 100 человек.
Для команды меньше 100 человек
В этом случае достаточно облачного хранилища, конструктора сайтов или веб-приложения. Обычно небольшому бизнесу этого хватает, чтобы собрать и структурировать всю важную информацию, а потом вовремя ее пополнять. Сотрудники пользуются такой базой с корпоративных аккаунтов.
Инструменты, которые подойдут:
Notion — веб-приложение, в котором можно писать текстовые документы, строить диаграммы, подключать календарь и создавать чек-листы.
Google Документы — как Word, только онлайн. В Google Документе удобно собрать все и сразу — одним файлом. Чтобы документом было удобно пользоваться, сделайте оглавление с гиперссылками на разделы.
Конструкторы сайтов: Tilda, Тинькофф. Ведь база знаний может выглядеть и как сайт. Посмотрите эти инструменты, если вам нужна кастомизация и поддержка интерактивных элементов.
Облачные хранилища: Dropbox, Google Диск. В них удобно создавать структуру с папками и делиться ими по ссылке. Это бесплатно, если суммарно ваши файлы весят меньше 15 гигабайт. Если объема памяти не хватит, его можно расширить за доплату.
Для команды больше ста человек
Бесплатные инструменты ограничены в возможностях, поэтому они подойдут не всем. Например, с помощью Google Документов удобно организовать обучение новичков в отделе продаж — сотрудник поэтапно идет от одного раздела к другому. Но логистической компании такое решение уже не подойдет: нужны схемы, алгоритмы, графики и расчеты. Когда нужна сложная инфраструктура, базы делают под заказ: заключают договор с командой разработки, которая создает уникальный ресурс.
Рассмотрим заказ на корпоративную базу от крупной строительной компании. Команда Directual собрала в ней все рекомендации по строительству: от марок бетона для фундамента до последних изменений в федеральных законах.
До появления базы компания использовала бумагу или эксель-таблицы. Получалось так, что подразделения могли работать по устаревшим стандартам. Своевременно обновлять такую базу знаний на сайте-конструкторе или в Google Docs было неудобно. Среди стандартов много схем, таблиц и других специфических данных, которые не подходят для бесплатных инструментов.
Сейчас компания пользуется базой знаний, которая собрана в веб-приложении. Оно оповещает сотрудников об изменениях в регламентах и поддерживает сложный механизм согласования новых стандартов, который помогает избежать ошибок.
Как может выглядеть база знаний под заказ
Закрытый сайт. Например, к такому дают доступ франчайзи «Додо-пиццы». Там есть всё, что касается работы пиццерии: рецепты пиццы, регламенты по уборке, правила общения с клиентом, управление персоналом.
Книга или брошюра. Например, «Книга кассира» в «Деликате». В ней наглядно объясняют всё о работе кассира. Есть даже тесты для проверки знаний.
Чат-бот. Сотрудники пишут вопрос боту — он отвечает. Или работники находят ответ через меню бота.
Как сделать базу знаний понятной и полезной для сотрудников
Структурируйте информацию Качественная база знаний должна быть многоступенчатой. Например, если в компанию приходит новый сотрудник, ему нужно провести короткий инструктаж — в идеале 15 минут. Дальше его нужно постепенно погружать в процессы — если дать всё сразу, запомнить информацию будет сложнее.
Регулярно пополняйте и актуализируйте базу знаний Назначьте ответственных за каждый раздел базы. Заведите правило сохранять в ней все важные материалы, которые появляются в процессе работы. Пусть каждый день ответственный за раздел сотрудник тратит десять минут на обновление базы.
Пользуйтесь базой знаний Введите принцип «ответы в базе знаний». Если у сотрудника возникает вопрос, предложите ему сначала поискать ответ в базе и только после этого обращаться к коллегам.