Как проводить онбординг сотрудников на удаленке

Как проходит онбординг офлайн

Качество онбординга зависит от HR-специалиста, руководителя отдела и наставника, которого закрепляют за новым сотрудником.

• HR создает первое впечатление: оформляет документы, проводит экскурсию по офису и рассказывает об основных правилах компании.
• Руководитель знакомит с командой и задачами, которые будет выполнять новый сотрудник.
• Наставник помогает разобраться в профессиональных аспектах работы. Например, рассказывает, в каком порядке нужно выполнять задачи и к кому можно обратиться с проблемой.

Онбординг занимает разное время: от одного дня до всего испытательного срока новичка.

Как подготовиться к онбордингу на удаленке

Рассказываем, что делать, чтобы новичок сразу почувствовал себя частью команды, даже если он по-прежнему сидит у себя дома за компьютером.

Разработайте процесс преонбординга
Обычно компании выдают технику, например корпоративные телефоны, только после оформления основных документов. В офлайн-режиме это происходит быстро: человек выходит в первый рабочий день, подписывает документы и получает телефон. На удаленке ему придется ждать несколько дней, пока устройство доставит курьер. Сотрудник может чувствовать себя потерянно, потому что работать надо — а не на чем.

Исправить эту ситуацию помогает преонбординг: все документы подготавливают и подписывают до того, как сотрудник выйдет на работу. Это можно сделать, например, с помощью электронных подписей или курьерских сервисов. Тогда человеку можно будет сразу отправить технику, и в свой первый день он будет готов к работе.

Пришлите welcome-набор в первый рабочий день. В посылке может быть, например, мерч компании: чашка или свитшот. Такой набор повышает лояльность сотрудника и показывает, что ему рады на новом месте.
Еще можно положить QR-коды со ссылками на корпоративные базы знаний или на электронные книги, которые пригодятся в работе.

Подготовьте для нового сотрудника план онбординга. Часто бывает так: человек выходит на работу, но у руководителя не хватает времени, чтобы объяснить, как всё устроено. Поэтому новичку подкидывают задачи по ходу дня. Из-за этого он не понимает, каких действий от него ждут, и чувствует себя некомфортно.

Сразу покажите новому человеку в команде список задач, которые ему предстоит выполнить в первый день или месяц работы. Например, можно завести для него доску в Trello, где будут даты встреч и ссылки на все документы, которые нужно прочитать. Чтобы следить за прогрессом, можно сделать онлайн-чек-лист, где сотрудник будет отмечать пройденные этапы.

Чтобы узнать о сложностях и впечатлениях новичка, сделайте для него опрос в Google Forms. Можно подключить бота Polly и с помощью него создавать опросы в Slack.

Этапы онбординга: какие технологии использовать

На новом рабочем месте сотрудник может не знать, где искать информацию и к кому обращаться со срочными вопросами. Рассказываем, как помочь новичку на разных этапах знакомства с компанией.

Знакомство с компанией и рабочими процессами. Документы, файлы и инструкции можно хранить в корпоративной базе знаний. Сотрудник в первые дни изучит базу, а потом сможет обращаться к ней, когда будут появляться вопросы.
Можно использовать PDF-документы, сервисы Google или каналы в Slack. Главное, чтобы вся информация была в одном месте.

Обучение. Рутинные процессы станут интереснее, если перевести их в игровой формат. Например, можно подключить систему дистанционного обучения (СДО) — и создать курсы по технике безопасности или карточки с корпоративными правилами. Или перенести весь процесс онбординга в формат курса и отмечать в нем пройденные этапы.

Если ваша компания использует Slack, можно подключить бота Plop: он помогает новичкам запоминать имена сотрудников. Сотрудник запускает игру, бот присылает в чат фотографию кого-то из коллег и предлагает угадать имя. Игрок может написать свой вариант или взять подсказку — 4 имени, одно из которых правильное. Бот ведет рейтинг среди сотрудников: больше правильных ответов — выше место.