5 советов, как эффективно организовать удаленную работу

Обеспечьте удаленный доступ к информации

Проблема: важная информация разбросана по личным ноутбукам сотрудников, пересылать ее через мессенджеры или почту непрактично. А если документы окажутся у нечестного сотрудника, он может ее продать конкурентам — проконтролировать перемещения документов не получится.

Решение: используйте облачное хранилище информации, чтобы команда могла совместно создавать документы, вносить предложения и редактировать. Оно позволяет открывать и ограничивать доступ к файлам, а также выбирать пользователей, которые смогут ознакомиться с документами.

Облачные хранилища помогают защитить информацию от нечестных сотрудников. Когда кто-то покидает команду, достаточно закрыть доступ к диску — и прихватить с собой базу данных при увольнении точно не получится.

Сервисы: «Виртуальное хранилище», OneDrive, Google Drive

Организуйте совместное управление проектами

Проблема: совместная работа организована, но сотрудники не выполняют свою часть работы вовремя. Например, автор не написал статью, дизайнер забыл отрисовать картинку. Срыв дедлайнов может навлечь на компанию финансовые и репутационные потери.

Решение: устанавливайте сроки и следите за ходом выполнения задачи с помощью канбан-досок. Каждый член команды будет видеть свою задачу и срок выполнения. Руководителю проще анализировать движение проектов, когда назначен конкретный исполнитель и дедлайн.

Сервисы: Asana, MeisterTask, «Планировщик»

Используйте качественную и недорогую связь

Проблема: сотрудники общаются с клиентами по межгороду и в роуминге с помощью обычной телефонии. Связь прерывается, звонки тарифицируются по операторам и регионам, пользователи слышат в трубке «занято». Компания платит за слабую искаженную связь и теряет клиентов.

Решение: подключите IP-телефонию, чтобы использовать качественную и недорогую связь. Сотрудники смогут принимать звонки в любой точке страны и мира, где есть интернет. Даже не понадобится телефон: хватит ноутбука с гарнитурой. Кроме того, IP-телефония позволяет записывать, переадресовывать и распределять звонки, а еще интегрируется с CRM и другими сервисами.

Сервис: IP-телефония от «Ростелекома»

Отслеживайте продуктивность сотрудников

Проблема: в условиях домашнего пространства сложнее оставаться собранным и эффективным. Вместо положенных восьми часов некоторые сотрудники от силы работают часа три.

Решение: используйте системы учета рабочего времени, чтобы контролировать активность сотрудников и следить за выполнением задач. Так вы сможете проанализировать показатели каждого члена команды, поощрить лидеров и мотивировать отстающих.

Сервисы: Kickidler, CrocoTime, «М2М Контроль»