Как перейти на новую CRM и не обрушить всю систему

Решиться на подключение или смену CRM обычно непросто: владельцы бизнеса опасаются, что это нарушит привычные процессы работы, или часть данных потеряется при переносе. Однако современные системы обладают большими возможностями для различных интеграций, поэтому чаще всего переход происходит быстро и безболезненно. Предлагаем вам воспользоваться следующими советами.

Если CRM нет, и вы решили ее подключить

В этом случае главная задача — организовать комфортный перенос данных из разных источников.

Соберите все данные в Excel. Форматы xls и xlsx — универсальные, с ними работают все CRM. «Пакуйте» в таблицы контакты, реквизиты и списки задач, базу знаний, отчеты. Возможные альтернативы программе Excel: MS SQL, Postgres, iWork, Numbers (только для macOS и iOS).
Используйте агрегаторы информации из разных приложений. Самые популярные: Chat2Desk, Pact, Wazzap, ChatApp. Они собирают контакты из разных мессенджеров для передачи в CRM, создают скрипты для общения с клиентами, напоминают, когда с ними нужно связаться.
Синхронизируйте контакты из телефонных книг. Например, AmoCRM поможет перенести базу клиентов из смартфона с помощью специального приложения. А у Битрикс24 есть собственный сервис синхронизации контактов по протоколу CardDAV.
Продумайте интеграцию с полезными сервисами. Некоторые CRM предлагают связки с системой 1С, онлайн-чатом на сайте, личным кабинетом телефонии, платежными сервисами. Это поможет автоматизировать вашу работу и в дальнейшем получать более полные данные от всех каналов связи с клиентами.

Если CRM уже есть, и вы хотите ее поменять

В такой ситуации важно перенести данные без потерь и настроить связки с полезными сервисами для быстрой и продуктивной работы.

Составьте карту участников бизнес-процессов. Распределите зоны ответственности между всеми членами команды: каждый руководитель отдела переносит ту информацию, которая касается его подразделения. Для этого подойдет любая программа по составлению интеллектуальной карты: Vind, Mindmeister, Simple Mind (у всех есть развернутый бесплатный функционал).
Настройте импорт данных из старой системы. Выясните, как можно выгрузить данные из CRM в формате xls или csv. В идеале — сделать это одним файлом, чтобы ничего не потерять.
Подключите сервисы для ведения аналитики. Обычно бизнес переходит на новую CRM-систему, если хочет повысить качество работы и лучше выстраивать воронки продаж. Свяжите новую CRM с сервисами сквозной аналитики. Например, используйте колл-трекинг от Ростелекома.
Соберите все источники лидов в CRM. Если в вашем бизнесе большую роль играют звонки, настройте интеграцию с виртуальной АТС от Ростелекома. Чтобы не пропустить заявки с сайта, подключите виджет SmartCallBack. Собрать чаты из Telegram и WhatsApp можно через сервис Wazzup.

Текст: Андрей Терентьев

Поделитесь с друзьями