Как автоматизированная система офисной печати помогает снизить операционные расходы компании
Несмотря на то, что с каждым днем цифровизация все сильнее проникает во все сферы бизнеса, совсем отказаться от бумажного документооборота пока нельзя. Многие бизнес-процессы до сих пор требуют своевременной печати документов. Для компании очень важно эффективно обрабатывать задания на печать, чтобы экономить ресурсы: бумагу, чернила и тонер, время и деньги. А еще ― обеспечивать безопасность информации при печати документов. Разбираемся, как решить эти задачи.
Зачем управлять печатью
Офисная печать — это огромная статья расходов, которую очень сложно контролировать, поскольку тут всегда есть неизвестные переменные. Посчитать стоимость оборудования, расходных материалов и сервисного обслуживания несложно. Однако эксплуатация печатных устройств подразумевает, помимо прочего, еще естественный износ оборудования, затраты на электроэнергию, внутреннюю техническую поддержку и, самое главное, человеческий фактор — злоупотребление: печать в личных целях, присвоение бумаги и картриджей, возможность утечки конфиденциальной информации.
Грамотное управление печатью решает следующие задачи.
Снижение операционных расходов компании:
- контроль расхода бумаги и тонеров,
- мониторинг состояния деталей принтеров.
Повышение эффективности:
- непрерывность, скорость и качество печати,
- контроль технического состояния каждого устройства,
- сокращение сроков ремонта техники,
- своевременная замена расходных материалов.
Информационная безопасность:
- печать и сканирование только после авторизации.
Экологическая ответственность:
- экономное расходование бумаги,
- удаленное расположение техники от сотрудника,
- сокращение выбросов токсичных веществ.
Что такое система офисной печати
Это набор программных инструментов для мониторинга и контроля работы многофункциональных устройств и управления печатью. Сервис обеспечивает широкие возможности безопасной и экономной работы с печатными документами.
Сервис защищает конфиденциальную информацию компании. Настройки устанавливаются таким образом, что один человек может управлять работой всех принтеров, и только он одобряет или отклоняет заявки на печать. Сотрудники не смогут распечатать важные файлы из системы, риск информационных утечек уменьшается.
Программа помогает в расследовании спорных ситуаций. Можно так настроить систему, что печать и сканирование документов будут доступны только после авторизации в мобильном приложении. Это позволяет точно выяснить, кто и когда работал с конкретным документом. Также программа создает отчеты о нецелевой печати, расходе бумаги у каждого пользователя. Это не позволит сотрудникам бесконтрольно использовать корпоративный принтер в личных целях или минимизирует такие ситуации.
Сервис работает по QR-коду. Код позволяет легко печатать и сканировать документы: для этого пользователю нужно только авторизоваться через QR, который система генерирует автоматически.
Сервис оценивает состояние принтеров и количество расходных материалов для печати. ПО в онлайн-режиме следит за исправностью устройств, наличием в них бумаги и краски. Если какую-то деталь нужно заменить или починить, заявка на обслуживание будет создана автоматически. Также можно быстро понять, на каких принтерах печатают чаще, а какие — практически не используются. С обслуживанием устройств справится даже небольшая команда технических специалистов, руководству компании не придется увеличивать штат.
Система прогнозирует, сколько комплектующих и расходных материалов нужно закупить для непрерывной работы. Программа составляет отчеты о динамике использования принтеров, и на их основе можно в автоматическом режиме рассчитать бюджет на печать.
Где используется система офисной печати
Сервис однозначно будет полезен в органах государственной власти, бюджетных предприятиях, а также коммерческих компаниях любого масштаба — от малого и среднего бизнеса до корпораций, независимо от отрасли.
Интересует подключение продуктов Ростелекома?
Оставьте заявку и наш специалист проконсультирует вас.