Как автоматизация бизнес-процессов повышает прибыльность бизнеса
Автоматизация бизнес-процессов — один из наиболее эффективных способов сократить затраты компании. Она позволяет ускорить любые операции: от приема заказа до доставки его конечному потребителю. Разбираемся, какие существуют решения и как выбрать подходящее для вашего бизнеса.
Для чего нужна автоматизация
Ежедневно сотрудники разных подразделений сталкиваются с десятками рутинных задач. Менеджеры по работе с клиентами вручную обрабатывают заявки, поступающие из разных источников: с сайта, по телефону, через электронную почту и мессенджеры. Менеджеры по персоналу рассчитывают зарплаты, больничные пособия и отпускные выплаты. Логисты контролируют доставку заказов со складов до клиентов. На все это уходит достаточно много ресурсов.
Автоматизация предполагает внедрение специальных программ, которые сводят к минимуму рутинные операции. Они освобождают время сотрудников на более важные задачи и делают их работу эффективнее. С тем, что раньше делали несколько человек, может справиться один. Сокращаются затраты на персонал и финансовые потери из-за ошибок, растет число заказов за счет сокращения времени на их обработку и доставку.
Какие системы используются для автоматизации бизнес-процессов
BPM (Business Process Management)
Помогают управлять сразу всеми бизнес-процессами компании, визуализировать их и находить пути оптимизации. Популярные решения: Comindware, ELMA, «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент».
CRM (Customer Relationship Management)
Предназначены для того, чтобы управлять продажами и клиентским сервисом. Автоматизируют обработку запросов от заказчиков, отвечают на сообщения. Популярные решения: 1С: CRM, AmoCRM, WireCRM, «Битрикс 24».
ECM (Enterprise Content Management)
Автоматизируют корпоративный документооборот. Вся документация — договоры, счета, приказы — хранится в системе. Чтобы подписать документ и отправить его получателю, не обязательно выходить из кабинета, все можно сделать непосредственно в программе. Популярные решения: Directum RX, ELMA365, Microsoft SharePoint, PayDox.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Координируют работу подразделений и помогают управлять всеми ресурсами компании: персоналом, логистикой, производством. Популярные решения: 1С: ERP, «Парус», «РосБизнесСофт».
HRM (Human Resource Management)
Автоматизируют работу отдела кадров. Позволяют автоматически рассчитывать зарплату и отпускные, упрощают документооборот, напоминают о регулярных медосмотрах. Популярные решения: Goodt, Mirapolis, «БОСС-Кадровик».
TMS (Transportation Management System)
Системы для управления логистикой. Помогают выбрать наиболее удобный транспорт для перевозки, проложить оптимальный маршрут, отследить местоположение товара в онлайн-режиме. Популярные решения: Axelot TMS X4, Maxoptra, «Мегалогист», «Яндекс.Маршрутизация».
WMS (Warehouse Management System)
Автоматизируют управление складскими запасами. Отслеживают местоположение товаров на складе с момента их поступления и до отправки клиенту, помогают вести складской учет. Популярные решения: InStock WMS, YARUS, «Мой склад».
Кому необходима автоматизация
Любым компаниям — представителям малого, среднего или крупного бизнеса. В малом бизнесе чаще всего используются CRM-системы для управления клиентским сервисом. Особенно это актуально на этапе роста. Если вначале менеджер обрабатывал 5 заказов в день и тратил на это пару часов, то когда число заказов увеличивается в несколько раз, на это может уходить весь рабочий день. CRM-система избавляет от необходимости нанимать дополнительный персонал, ускоряет процесс обработки заявок, защищает от потери заказов в силу ошибок менеджера.
Для крупного бизнеса больше подходят комплексные решения, которые автоматизируют сразу несколько бизнес-процессов. Например, BPM- или ERP-системы. Они стоят дороже, но значительно повышают эффективность.
Выбирая решение для автоматизации, обратите внимание на следующие моменты:
- внедрение должно быть целесообразным, а не излишним,
- сервис нужно сделать понятным для сотрудников,
- система должна быть не слишком дорогой относительно оборота организации,
- решение должно учитывать специфику вашего бизнеса и соответствовать ей,
- ПО должно достаточно быстро давать заметный результат.