Частые ошибки при автоматизации малого бизнеса и как их избежать
Автоматизация позволяет перенаправить внимание сотрудников и ресурсы компании на те задачи, которые не требуют непрерывного контроля и рутинного труда. Это повышает эффективность работы и помогает бизнесу расти. Но иногда автоматизация не избавляет от проблем, а добавляет новые. Рассказываем, как избежать распространенных ошибок.
Ошибка 1: не проанализировать текущую ситуацию
Автоматизацию используют, чтобы ускорить бизнес-процессы, в том числе сквозные. Это цепочки регулярно повторяющихся действий, в которых последующие этапы зависят от предыдущих. Но иногда работа не отлажена: нет четких регламентов, не продумана логистика, не распределены роли в команде и т. д. В этом случае автоматизация ухудшит ситуацию: ошибки сохранятся, их количество будет расти.
Как избежать. Досконально изучить все бизнес-процессы, исправить проблемы: продумать логистику, создать регламенты, утвердить конкретные функции для каждого сотрудника. Оценить качество работы после внедренных изменений, а затем автоматизировать нужные задачи.
Ошибка 2: автоматизировать все процессы
Попытка усовершенствовать всю деятельность компании занимает много времени уже на этапе анализа и планирования, вынуждает тратить больше средств, чтобы нанять специалистов и купить ПО. В результате процесс практически не сдвигается с мертвой точки.
Как избежать. Выделять приоритеты: автоматизировать процессы, которые уменьшат вовлеченность сотрудников и принесут пользу. Не пытаться охватить все целиком: разбить деятельность на небольшие этапы и вводить точечные улучшения.
Ошибка 3: не подготовить сотрудников
Люди напрямую влияют на успех компании, поэтому нужно подготовить их к изменениям, чтобы среди сотрудников не было сопротивления. Есть несколько причин, почему оно может появиться:
- неясно, зачем нужна автоматизация,
- нет желания менять привычный режим работы,
- есть страх, что зарплата уменьшится, раз часть обязанностей будет снята,
- плохая техническая подготовка и страх перед новым ПО,
- опасение, что руководство будет больше контролировать работу.
Каждый из этих пунктов может осложнить автоматизацию, из-за чего добиться поставленных целей и оптимизировать процессы в компании не получится.
Как избежать. Детально обсудить с сотрудниками основные барьеры:
- объяснить, что изменится, если автоматизацию провести, и что будет, если этого не сделать;
- рассказать, какими будут режим работы и оплата труда после нововведений;
- обучить персонал работе не только с новым ПО, но и с другими программами, которые использует компания;
- напомнить о должностных обязанностях и ключевых показателях эффективности, которые нужно достичь вне зависимости от степени контроля.
Ошибка 4: не проверять работу инструментов автоматизации
Недостаточно внедрить в бизнес-процессы какой-то сервис или ПО. Важно следить, чтобы эти инструменты работали правильно. Необходимо не только оценивать конечный результат (допустим, выполнен ли заказ), но и определять, эффективна ли автоматизация на промежуточных этапах. Например, принимаются ли все входящие звонки, как происходит сбор клиентских заявок из разных каналов и т. д. Ошибки в настройках или трудности при использовании не ускорят работу и добавят проблем.
Как избежать. Обращаться к надежным поставщикам услуг и ПО, взаимодействовать со службой поддержки. Обучить персонал и создать систему мотивации, чтобы исключить саботаж. Сформулировать показатели, которые оценят эффективность автоматизации.
Ошибка 5: не интегрировать инструменты с действующей инфраструктурой
Бизнес-процессы могут быть отлаженными, а сотрудники — готовыми к автоматизации. Однако это не принесет результата, если не объединить ПО с системами внутри компании. Данные не будут синхронизироваться, программы начнут работать с перебоями, появятся ошибки. В итоге можно настроить подчиненных против перемен и потерять клиентов.
Как избежать. Консультироваться с поставщиком услуг и выбирать программы, которые можно интегрировать друг с другом. Важно следить за обновлениями ПО и вовремя обслуживать оборудование.