Как устроен процесс
Работа с ЭДО состоит из нескольких этапов:
Создание документа. Файл формируется в учетной системе или загружается готовый. Это может быть счет, акт или договор.
Документ визируется электронной подписью. Она подтверждает личность отправителя и защищает файл от изменений.
Отправка контрагенту. Документ передается через оператора ЭДО в зашифрованном виде. Адресат видит его в своей системе и получает уведомление.
Проверка и ответ. Контрагент сверяет данные и подписывает документ либо отклоняет его с комментариями.
Хранение. Подписанные файлы автоматически сохраняются в архиве. Их можно быстро найти по дате, номеру или контрагенту.
Преимущество ЭДО
Использование электронных документов меняет операционные процессы в компании:
- сокращается время на согласование и обмен;
- уменьшаются расходы на печать и доставку;
- снижается риск потери бумаг;
- упрощается контроль статусов и сроков;
- ускоряется работа бухгалтерии.
Что необходимо для подключения
Для работы с ЭДО требуются:
- учетная система или сервис документооборота;
- электронная подпись;
- подключение к оператору ЭДО;
- настройка возможности обмена с контрагентами.
После подключения компании могут обмениваться документами в одном интерфейсе без бумажных копий.