Виртуальная комната данных (Virtual Data Room, VDR или ВКД) — цифровое онлайн-пространство для безопасной работы с конфиденциальной информацией. VDR представляет собой сайт. Виртуальные комнаты данных выпускаются и обслуживаются специализированными провайдерами ВКД.
С помощью VDR можно вести секретные проекты и делиться сведениями с другими людьми без риска потери данных. В основе технологии — шифрование и усовершенствованные средства управления доступом.
Виртуальные комнаты данных помогают:
- сохранить конфиденциальные документы, например, медистории или госфайлы;
- разместить большие объемы информации, доступ к которой понадобится контрагентам;
- организовать эффективное сотрудничество между партнерами при работе над общими проектами.
Кроме того, виртуальные комнаты данных позволяют настраивать время жизни документов. Это важно, если:
- файл содержит информацию, которая теряет актуальность через определенный период;
- с документом работают люди в рамках проекта и после его завершения доступ должен быть закрыт.
В чем преимущества VDR для бизнеса
VDR нужна компании, если:
- часто происходит обмен с подрядчиками или заказчиками заданиями, чертежами или другими документами, представляющими коммерческую тайну;
- важно контролировать документ даже после отправки и скачивания его третьим лицом;
- в компании высокая текучка кадров.
Использование виртуальной комнаты дает коммерческим компаниям несколько преимуществ:
Защита от утечек. VDR позволяет организовать безопасное хранение и обмен информацией. Это становится особенно важным, ведь количество киберпреступлений растет.
Удобство совместной работы. Виртуальная комната предоставляет общее пространство, где файлы структурированы, их легко скачивать и загружать. Участники имеют разные права доступа в зависимости от должности.
Комплексная защита. Для обеспечения безопасности VDR необходимо защищать само облачное хранилище, каналы связи и файлы. Это включает использование DLP- и DRM-инструментов, а также невидимую маркировку документов, которая позволяет выявить источник утечки.
Экономия ресурсов. Внедрение VDR с невидимой маркировкой доступно для малого и среднего бизнеса, а крупным предприятиям помогает существенно сэкономить на внедрении, сохраняя высокий уровень информационной безопасности.
Как выбрать программное решение
Определить требования. Сначала нужно выяснить, какие типы файлов будут использоваться в обмене с другими компаниями, какие дополнительные функции могут пригодиться, нужна ли интеграция VDR с другими программами, например, с CRM-системой.
Убедиться в безопасности. Программа должна обеспечивать надежное шифрование данных, многоуровневую аутентификацию и соответствовать стандартам безопасности и законодательству.
Проверить удобство использования. Для этого стоит попробовать функции в демоверсиях различных VDR. Понятная для клиентов и партнеров программа сделает совместную работу удобнее.
Оценить бюджет. VDR должна соответствовать финансовым возможностям компании. Нужно учесть не только ежемесячные или ежегодные платежи, но и дополнительные расходы. Например, на внедрение программы и обучение пользователей.
Ознакомиться с возможностями техподдержки. Если возникнут сложности с программой, лучше знать: когда работает техподдержка, какие вопросы решает, как связаться со специалистами.
Какие VDR представлены на рынке
Эвритег. Онлайн-хранилище для безопасного обмена файлами и совместной работы. Позволяет устанавливать разные доступы, создавать отдельные рабочие области для обмена важными документами с контрагентами. Можно работать с любыми типами файлов, отправлять на почту партнерам из системы. Доступна настройка внешнего вида программы: фирменные цвета и шрифты.
Mflash. Платформа для защищенного файлового обмена и доступа к данным. Благодаря понятному интерфейсу не понадобится дополнительно обучать пользователей. Проекты реализуют в совместном рабочем пространстве. Пока один пользователь обрабатывает файл, другие получают доступ к нему в режиме чтения. Доступны мобильные приложения для iOS и Android.
Secret Cloud Enterprise. Российская безопасная система для обмена и хранения файлов любого размера с доступом с различных платформ. Документы передаются в зашифрованном архивированном виде, контролировать доступ можно на основе настроенных политик. Программа разворачивается в корпоративной сети предприятия on-premise. Сервис умеет составлять отчетность и анализировать использование файлов.
StarForce Content Enterprise. Решение для защиты конфиденциальной информации от утечек, несанкционированного доступа и распространения внутри и за пределами периметра информационной системы предприятия. Для защиты от снятия экранных копий в программу встроен механизм блокировки функции Print Screen, а также модуль водяных знаков. Продукт можно использовать самостоятельно или в качестве модуля для СЭД и DLP-систем.
Vaulterix Virtual Data Room. Сервис включает виртуальную комнату данных и IRM-систему — управление правами на доступ. Это позволяет полноценно защищать файлы на устройствах внешних и внутренних пользователей на протяжении жизненного цикла документов. Доступны маркировка и защита содержимого файлов от попыток сделать скриншоты, скопировать текст или печати. Программу можно использовать на ресурсах сервис-провайдера или установить в организации on-premise.