Главная задача цифрового рабочего пространства — сделать бизнес-процессы удобнее, быстрее и эффективнее. С его помощью появляется возможность обмениваться идеями, находить нужную информацию, обсуждать текущие задачи и совместно редактировать документы в режиме реального времени. Работникам не нужно переключаться между программами, почтовыми сервисами или мессенджерами. Все корпоративные инструменты и приложения собраны на единой платформе, доступной с компьютера, планшета или смартфона.
Люди могут взаимодействовать друг с другом независимо от местоположения, что особенно важно при работе в удаленном формате.
Для компании такой подход к организации рабочих процессов выгоден с точки зрения повышения производительности и снижения затрат на поддержку разрозненных систем. Владельцы бизнеса могут видеть прогресс задач, сокращать время на утверждение вопросов и продуктивнее координировать деятельность штата. При этом новые сотрудники быстрее проходят адаптацию, поскольку все инструкции, регламенты и рабочие материалы находятся в единой цифровой среде.
Цифровизация рабочего пространства развивается поэтапно. Сначала компании нужно объединить корпоративные мессенджеры, электронную почту, облачные хранилища, базы знаний, системы управления проектами, CRM (англ. Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами), ERP (англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия) и другие бизнес-приложения.
Также необходимо внедрить единую учетную запись, которая позволит каждому сотруднику авторизоваться в системе и получить доступ к сервисам организации. Дополняют такую среду инструменты защиты данных, резервного копирования и управления доступом, поскольку информационная безопасность остается одним из главных требований цифровой трансформации бизнеса.