12 августа 2 минуты чтения #Инструкции

3 инструмента, которые помогут навести порядок в рабочих переписках

Иллюстрация материала

Чтобы найти нужный файл в личных переписках или в чате, надо каждый раз вспоминать, кто и куда его отправлял. Дизайнер ждет ответа по макетам, которые прислал неделю назад, а новый клиент — договор. Пока их ищешь, работа стоит. Делимся тремя способами быстро находить все нужные файлы.

1. Сохраняйте файлы в «Избранном» или отправляйте самому себе в личные сообщения

Кому подходит: всем, у кого немного рабочих файлов, но искать их по чатам приходится часто. В мессенджерах и социальных сетях можно собирать нужные файлы в одном разделе. Например, в WhatsApp и Telegram для этого есть «Избранное». Во ВКонтакте для сообщений с файлами есть «Важные сообщения» — но только в версии для компьютера. В мобильном приложении ВКонтакте файлы можно присылать самому себе в личные сообщения. Если по работе вы пользуетесь Instagram или другим сервисом, в котором нельзя сохранять сообщения, то вам подойдут следующие советы.

2. Установите таск-менеджер

Кому подходит: тем, кто хочет не только сохранять рабочие файлы, но и понимать, когда и для какой задачи они нужны. Таск-менеджеры помогают планировать рабочие задачи и управлять проектами. Например, у вас заказали сайт. В таск-менеджере можно создать задачу «Сайт для нового клиента», поставить дедлайн и прикрепить картинку или отметить ответственных. Увидеть, как движется работа по проекту, получится в любой момент. Таск-менеджеры, которые можно установить на смартфон и пользоваться ими на компьютере: Trello, Todoist, Google задачи, Weeek.

3. Сохраняйте файлы в облачном сервисе

Кому подходит: всем, у кого много рабочих файлов и они занимают много места. Облачный сервис — это технология, благодаря которой нужные файлы можно хранить в интернете. То есть все документы лежат не на вашем компьютере, а на серверах компании, услугами которой вы пользуетесь.

Плюсы облачных сервисов:

  • Это безопасно. Данные надежно защищены с помощью методов шифрования.
  • Можно хранить большие объемы данных.
  • Удобно для хранения резервных копий: в случае чего файл можно быстро восстановить.

Главный минус — как правило, документы можно посмотреть, только если включен интернет. Некоторые сервисы дают доступ к облаку и без сети, но с ограничениями.

Хранить файлы удобно на Бесконечном Яндекс.Диске. С первого месяца вам будет доступен 1ТБ места для ваших данных. Ежемесячно объем будет увеличиваться еще на 1ТБ.