Сервисы, которые сделают деловую переписку эффективнее
От качества деловой переписки во многом зависит, насколько довольным останется клиент или партнер компании. Письмо с ошибками или оставленное без внимания может мгновенно испортить впечатление об организации, привести к проблемам со сделкой, разрыву контракта. Проверить сообщение перед отправкой и напомнить о важном письме помогут специальные сервисы.
Проверка грамотности
Что это: онлайн-сервис для проверки грамматики, запущенный в 2020 году.
В чем польза: помогает найти в письме не только грамматические, но и стилистически ошибки.
Достоинства: базовая версия бесплатна и проста в использовании. Достаточно зайти на главную страницу сайта и ввести текст в специальное окно. LanguageTool выделит красным некорректные слова или фразы и предложит варианты правильного написания.
Ограничения: в бесплатной версии доступна только проверка русскоязычных текстов. Если вы ведете переписку с зарубежными партнерами, придется доплатить. Платно на сайте можно проверять письма на нескольких европейских языках — от популярного английского до редкого нидерландского.
Что это: сервис от «Яндекса» на основе технологий машинного обучения.
В чем польза: найдет в тексте грамматические ошибки и опечатки.
Достоинства: у «Спеллера» простой интерфейс и бесплатная проверка писем не только на русском, но также на английском, украинском и казахском языках.
Ограничения: не проверяет пунктуацию, не видит стилистические ошибки и двойные пробелы.
Что это: сервис проверки грамматики в русскоязычных текстах.
В чем польза: найдет не только ошибки и опечатки в словах, но также укажет на пропущенные запятые и смысловые неточности.
Достоинства: понятный интерфейс, есть пояснения к исправлениям.
Ограничения: использование платное, но сумма символическая. За 100 рублей вы сможете проверить 100 тысяч знаков. Тем, кто активно ведет деловую переписку, подойдет тариф с проверкой 1 млн знаков в течение месяца за 300 рублей. Есть возможность попробовать «Орфограммку» бесплатно. В ознакомительном режиме вы можете проанализировать текст объемом до 6 тысяч знаков.
Улучшение читабельности
- «Главред»
Что это: популярный онлайн-редактор текстов.
В чем польза: находит канцеляризмы, штампы, стоп-слова и предлагает наиболее удачные формулировки фраз. В результате деловое письмо становится более понятным и легким для восприятия. Также оценивает читаемость по десятибалльной шкале.
Достоинства: сервис бесплатный, а проверка выполняется очень быстро. Его рекомендуют люди, профессионально работающие с текстами: копирайтеры, редакторы, журналисты.
Недостатки: не проверяет орфографию и пунктуацию — это придется делать на отдельных ресурсах.
- «Отжим»
Что это: проект «Яндекса» по превращению текстов в более читабельные.
В чем польза: поможет сократить деловые письма, уберет лишнее и оставит главное.
Достоинства: бесплатное использование и лаконичный интерфейс. На сайте два окошка и кнопка запуска проверки. В первое нужно ввести исходный текст, во втором появится результат машинной обработки.
Недостатки: часто выдает ошибку — «что-то пошло не так, попробуйте позже». Проверяет только короткие отрезки текстов.
Уведомление о важных сообщениях
Что это: программа, уведомляющая о новых сообщениях на разных почтовых сервисах.
В чем польза: позволяет забыть о ручной проверке почтовых ящиков. Мгновенно оповестит о новом сообщении и поможет не пропустить важное письмо. Можно не переживать за безопасность. Howard не открывает письма, а лишь уведомляет о них, поэтому не имеет доступа к содержащейся информации.
Достоинства: поддерживает большинство почтовых сервисов (Mail.ru, «Яндекс», Google). Есть возможность вручную настроить периодичность проверки, вплоть до интервала в две минуты.
Ограничения: как любое приложение, работающее в фоновом режиме, загружает память и тратит заряд устройства.
Проверка статуса отправленных писем
Что это: сервис, который показывает, прочитал ли адресат письмо.
В чем польза: с MailTrack вам не придется гадать, дошло ли письмо до адресата, было ли оно открыто и прочитано. Программа отображает статус всех отправленных сообщений. Одна зеленая галочка — сообщение не открыто, две — открыто. Если подвести к статусу курсор, то можно увидеть время, когда было прочитано сообщение.
Достоинства: легко пользоваться, базовая версия доступна бесплатно.
Ограничения: сайт на английском языке, но интерфейс интуитивно понятен. Набор функций небольшой — исключительно трекинг электронных писем.
Что это: сервис отслеживания электронных писем.
В чем польза: подскажет, открыто ли отправленное сообщение.
Достоинства: есть бесплатная версия, которую можно добавить в браузер Chrome. Функционал шире, чем у MailTrack: помимо проверки статуса письма есть функция отправки в заданное время и уведомления о сообщениях без ответа.
Ограничения: ресурс англоязычный, автоматический перевод не всегда выдает корректную информацию. Если хотите использовать все функции Streak, придется приобрести платную подписку. Цены на нее начинаются от 15 долларов в месяц.