Что такое электронный архив документов и как организовать его в компании

Какие проблемы бумажного архива решает электронный формат

Потеря бумаг. В работе с бумажным архивом неизбежны ошибки, связанные с человеческим фактором. Важные документы зачастую теряются из-за длительного хранения или передачи от одного сотрудника к другому. Электронный архив решает эту проблему. Все данные хранятся в виртуальном формате.

Низкая скорость поиска документов. Найти деловые бумаги пяти– и даже десятилетней давности — достаточно трудоемкая задача. А если архив документов хранится в разных филиалах компании или даже городах, то и вовсе невыполнимая. Проблему оперативного поиска бумаг решает электронный архив. Он вмещает колоссальные объемы информации, которая хранится в структурированном виде.

Большое количество необходимого места. Для хранения документов требуется отдельное свободное помещение, которое защищено от ультрафиолета и хорошо проветривается. В некоторых случаях компаниям даже приходится арендовать дополнительное пространство. Электронный архив дает возможность снизить расходы в несколько раз.

Затрудненная совместная работа над документами и картотекой. Зачастую работать с одним и тем же документом необходимо нескольким сотрудникам. Работа пойдет гораздо быстрее, если перевести бумаги в цифровой вид.

Сложности с историей версий. Иногда материалы приходится корректировать. Когда речь идет о бумажных документах, специалисту ничего не остается, кроме как создавать их с нуля. Хранение бумаг в цифровом виде с сохранением истории версий облегчает внесение правок.

Сложности с отчетностью. Часто для масштабных отчетов за большой период времени сотрудникам нужно задействовать значительное количество разнообразных документов. Чтобы процесс подготовки отнимал минимум времени, стоит организовать в компании электронный архив.

Этапы создания электронного архива

К созданию электронного архива нужно подходить системно, чтобы учесть все ключевые потребности компании. Для этого стоит последовательно пройти несколько шагов.

1. Планирование. Определите цель организации электронного архива и функции, которые он должен выполнять.

2. Анализ деятельности компании. Проведите анализ специфики деятельности компании, чтобы понять, какие сотрудники будут пользоваться хранилищем и какие уровни доступа потребуется организовать.

3. Создание плана архива и всех подсистем. Разработайте план архива. Для этого важно понять, какие документы вы будете считать основными, а какие — второстепенными. В каких подсистемах они будут храниться и в каком формате.

4. Систематизация существующего бумажного архива. Проанализируйте имеющиеся бумаги и выделите те, которые целесообразно перевести в электронный формат. Возможно, какие-то документы переводить в «цифру» не обязательно — они уже утратили актуальность.
   Самый простой и доступный способ создать электронную версию документа — отсканировать его. В некоторых случаях можно воспользоваться опцией распознавания текста. Для каждого документа должно быть два диска: один рабочий, а второй архивный. При этом записи на двух дисках должны быть аналогичными.

5. Создание номенклатуры. Каждый электронный документ занесите в номенклатуру с пометкой и ссылкой на место хранения, например, на базу данных или сетевую папку. В графе с примечаниями важно указать, что дело ведется в электронном виде.

6. Внесение документов. Зарегистрируйте каждый объект, опишите и установите его связь с другими документами в архиве.