Что такое машиночитаемая доверенность
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронный документ, который оформляется и хранится в едином цифровом реестре, доступном через систему Федеральной налоговой службы (ФНС). Он предназначен для автоматизированной проверки полномочий представителя юридического или физического лица без необходимости предоставления бумажного аналога.
Документ включает все необходимые данные в структурированном виде: сведения о доверителе и представителе, список их полномочий, период действия доверенности, иные условия и возможные ограничения при их наличии. Заверяется доверителем с помощью квалифицированной электронной подписи (ЭЦП).
Назначение МЧД
Доверенность подобного вида нужна для подтверждения полномочий представителя при взаимодействии с государственными органами, коммерческими организациями, а также в рамках электронного документооборота (ЭДО). Она делает проще и быстрее многие юридически значимые процессы, снижает правовые риски.
Основные преимущества МЧД:
- автоматическая проверка достоверности;
- исключение ошибок, связанных с ручным вводом данных;
- отсутствие необходимости бумажного оформления и хранения;
- оперативные регистрация и отзыв документа.
Сфера применения
Машиночитаемая доверенность становится обязательной:
- при подаче электронных документов через ЭДО в рамках отчетности и взаимодействия с государственными органами;
- использовании ЭЦП, выданной не на руководителя организации;
- представлении интересов компании в налоговых и контролирующих органах через электронные каналы связи.
Для некоторых видов взаимодействия с контрагентами или в рамках внутренних бизнес-процессов МЧД может неvтребоваться, однако ее использование рекомендовано для упрощения процедур.
Сроки введения
Переход на обязательное использование машиночитаемых доверенностей реализуется поэтапно. С 1 июля 2023 года организации и индивидуальные предприниматели, использующие электронный документооборот, обязаны оформлять доверенности в машиночитаемой форме при передаче прав представительства третьим лицам.
С 1 марта 2024 года использование МЧД стало обязательным в ряде случаев, включая подписание отчетности в ФНС через доверенное лицо.
Период действия самого документа не ограничен, однако если срок не установлен, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня выпуска (ст. 186 Гражданского кодекса РФ).
Порядок оформления МЧД
Приводим пошаговую инструкцию:
Определение перечня полномочий. Необходимо установить, какие действия доверенное лицо будет выполнять. Например, подписание документов, передача отчетности, представление интересов в ФНС.
Выбор способа создания. Машиночитаемая доверенность может быть оформлена через личный кабинет на сайте ФНС, у операторов ЭДО (например, СБИС, «Контур», «Такском»).
Заполнение формы. В единую цифровую систему вносятся сведения об обеих сторонах — доверителе и представителе, указывается тип и объем их полномочий, период действия документа, а также возможные ограничения.
Подписание доверенности, которое происходит после заполнения данных при помощи ЭЦП доверителя.
Регистрация в реестре ФНС. Оформленная МЧД передается в единый реестр, где ей присваивается уникальный идентификатор. С этого момента доверенность считается действующей и может быть проверена контрагентами и органами власти.
Порядок отзыва МЧД
Чтобы отозвать ранее выданный документ, потребуется:
- войти в систему, через которую была оформлена доверенность;
- найти ее в реестре;
- выбрать функцию «Отозвать» и указать причину (при необходимости);
- подписать отзыв квалифицированной электронной подписью.
После этого доверенность считается недействительной, а сведения об отзыве автоматически поступают в реестр. Проверка актуальности осуществляется в режиме реального времени.
Сервисы для работы с машиночитаемыми доверенностями
Наиболее распространенные платформы, поддерживающие оформление и управление МЧД:
- ФНС России — выпуск, проверка, скачивание МЧД, а также подробное справочное пособие;
- СБИС (Тензор) — создание и управление МЧД в системе электронного документооборота;
- Контур.Диадок — генерация и интеграция доверенностей в продукты компании;
- Такском — оформление и проверка МЧД;
- СКБ Контур «Доверенность 2.0» — специализированный сервис для работы с документами данного типа.