Используйте менеджер паролей — например, Webpass или Пассворк.
Зарегистрируйте всех сотрудников в системе. Добавьте пароли и рассортируйте их по папкам. Откройте для коллег только те папки, которые нужны им для работы. Назначьте ответственных за доступы — это могут быть руководители отделов или направлений. Настройте оповещения и контролируйте все изменения логинов и паролей.