«МойОфис» и другие сервисы, которые помогут автоматизировать процесс работы со стажерами
Как правило, в крупные компании на стажировку приходит много студентов и выпускников, особенно если организация сотрудничает с университетом или онлайн-курсами. В этом случае нужно организовать автоматизированный процесс отбора и обучения кандидатов. Он позволит сотрудникам не жертвовать рабочим временем и обязанностями в пользу постоянной работы со стажерами.
Работу с начинающими специалистами можно условно разделить на 2 части: онбординг и непосредственно стажировка с текущими задачами. Процесс найма и адаптации стажеров обычно наиболее времязатратный, но его можно оптимизировать.
Приветственное обращение
В первую очередь, потенциальным сотрудникам необходимо рассказать об условиях стажировки, этапах отбора и будущих задачах. Для этого можно сделать серию видеозаписей по 2–3 минуты.
Зачем нужно
- Кураторам не приходится каждый раз повторять одну и ту же информацию лично.
- Сотрудникам не нужно выделять время на собеседования, первый этап отбора не затрудняется.
- Подготовленный текст хорошо структурирован и лучше воспринимается.
- Стажеры всегда могут вернуться к видео и освежить в памяти ключевые моменты.
Какие сервисы использовать
«Яндекс Диск», канал YouTube с закрытым доступом.
Ответы на частые вопросы
Когда у кураторов стажировок накопится база регулярных вопросов, можно оформить их в отдельный документ и отсылать к нему пользователей. Этот файл стоит регулярно дополнять, и со временем он превратится в полноценный гайд, который поможет стажерам справляться с любыми затруднениями.
Зачем нужно
- Поиск по документу позволяет быстро найти ответ на вопрос.
- Стажеры получают регулярный доступ к структурированной информации.
- Кураторы не тратят ресурсы на обработку отдельных вопросов.
- Документ могут дополнять сотрудники различных отделов.
Какие сервисы использовать
«МойОфис», Notion, Word Online.
Анкетирование кандидатов
В некоторых компаниях пропускают этот пункт и ограничиваются получением и чтением резюме. Однако не все умеют составлять грамотные и информативные CV, поэтому стоит все же попросить будущих стажеров ответить на несколько стандартных вопросов об их интересах и компетенциях.
Зачем нужно
- Анкетирование позволит получить более подробную и структурированную информацию о навыках кандидата.
- На основе ответов в анкете можно направить стажера в конкретный отдел или к определенному специалисту.
- Кураторам не придется хранить на компьютере базу всех резюме стажеров. Материалы находятся в одном месте, и поиск нужной анкеты занимает считанные секунды.
Какие сервисы использовать
Survio, Typeform.
Тестовые задания
Некоторые работодатели предпочитают сразу давать стажерам конкретные поручения. Но этап тестирования крайне важен: куратор может сформулировать стандартную задачу, проверить несколько однотипных ответов от кандидатов, сравнить их и выбрать лучших сотрудников для дальнейшей работы. А тех, в свою очередь, — распределить по отделам в зависимости от уровня знаний.
Зачем нужно
- Тестовые задания позволяют оценить конкретные навыки кандидата и понять, сможет ли он в дальнейшем справиться с работой.
- На основе результатов тестов в дальнейшем можно распределить стажеров на несколько групп: от более слабых к более сильным.
- Стандартизация задач помогает кураторам сэкономить время и силы на проверку.
- Тесты можно сконструировать таким образом, чтобы исследовать не только основные навыки, но и soft skills.
Какие сервисы использовать
Kahoot, Learningapps, Madtest, Online Test Pad, Quizizz, Quizlet, Socrative.
Непосредственно стажировка
Все задачи для стажеров важно разделить на 2 части: оперативные (нужно сделать здесь и сейчас) и стратегические (нужно делать поэтапно в течение всего периода работы). Для последних в таск-менеджере следует создать цепочку взаимосвязанных задач-шаблонов, которые в дальнейшем нужно лишь актуализировать для каждого стажера. По оперативным задачам можно давать короткую обратную связь, а по стратегическим — организовывать развернутые обучающие семинары.
Зачем нужно
- У стажеров нет ощущения, что с их помощью только тушат пожары. Появляется представление о собственном прогрессе и непрерывном обучении. Лучше общие результаты работы.
- Куратору не нужно постоянно думать о том, чем занять подопечных. Если оперативных задач нет, стажеры могут самостоятельно переходить к стратегическим.
Какие сервисы использовать
GanttPRO, Todoist, Trello, Weeek.